第八章 證據，比記憶可靠

 

第八章　證據，比記憶可靠

林志成工作久了。

慢慢養成一個習慣。

不是因為不相信別人。

而是知道。

人的記憶，會改變。

證據，不容易改變。

有一天。

一位員工來電詢問。

「有沒有收到廠商寄來的報價單和請款文件？」

林志成立刻查閱收件紀錄。

查看文件放置位置。

再向同事確認。

依照程序一步一步追查。

最後順利找到。

事情解決了。

但他開始思考。

如果今天沒有找到呢？

如果大家都說：

「我記得有。」

「我記得沒有。」

事情最後。

只剩下彼此的記憶。

於是。

林志成開始改變工作方法。

只要知道收件人的聯絡方式。

收到文件後。

立即拍下信封外觀。

傳給收件人。

通知已代收。

如果沒有收件人的聯絡方式。

他就把照片傳到駐點同事的工作群組。

留下日期。

時間。

收件人。

寄件人。

放置位置。

讓每一位值班同仁都能查閱。

有時。

人事小姐請他代轉薪資單。

他也一樣。

先確認姓名。

再拍照留下收件紀錄。

不是拍文件內容。

而是確認文件已收、待轉交的事實。

就連住戶或同仁借用公物。

例如鑰匙、工具、推車或其他社區物品。

他也會留下借用紀錄。

因為。

事情發生時。

記憶會模糊。

證據。

卻能幫助大家回到事實。

阿哲曾經問：

「學長。」

「這樣會不會太麻煩？」

林志成笑了。

「今天多花一分鐘。」

「可能省下明天一個小時。」

「甚至避免一場誤會。」

他又補充一句。

「我留下紀錄。」

「不是懷疑誰。」

「而是保護每一個人。」

「包括交付的人。」

「包括收件的人。」

「也包括我自己。」

多年後。

林志成越來越相信。

管理。

不是相信記憶。

而是建立可以追溯的紀錄。

不是因為事情小，就忽略程序。

也不是因為事情大，才開始重視證據。

程序一致。

才能避免大小事件受到不同標準的對待。

因為。

標準一旦改變。

質疑就會開始。

他在筆記本最後寫下：

證據，不是為了證明誰有錯。

而是讓事情回到事實。

記憶會因時間而模糊。

證據，才能讓真相留下痕跡。

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管理反思

主題：建立可追溯的交接與收件制度。

事件事實：

信件、報價單、薪資單及借用物品等，若僅依賴口頭交接或個人記憶，容易因時間經過、輪班交接而產生爭議。

可能風險：

• 收件人與代收人各自記憶不同。
• 文件流向無法追溯。
• 第一線人員承受不必要的責任。
• 小事件累積成信任危機。

建議方案：

一、建立收件、代轉及借用紀錄。

二、適度運用工作群組分享收件資訊，但應注意個人資料保護，不公開文件內容，只記錄必要資訊。

三、交接時確認未完成事項，形成可追溯流程。

四、養成「有紀錄、有查證、有回報」的工作習慣。

林志成最後明白了一件事。

好的管理，不是依賴記性好的人。

而是建立一套即使換了人，事情仍然查得到、說得清、追得回的制度。