第三節 簽名有輕重，文件有界線
「老陳，我現在知道簽名不能亂簽了。」
小林把文件放到桌上。
「可是我又想到一個問題。」
「什麼問題？」
「是不是所有簽名都一樣重要？」
我笑了。
「這就要分清楚了。」
「什麼意思？」
「每天工作的簽到、巡邏紀錄、交接紀錄，跟薪資、獎懲、賠償、責任承諾的文件，能一樣嗎？」
「當然不一樣。」
「對。」
「所以我一直說：
文件要分輕重，簽名也要分性質。
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一、日常紀錄，是流水留痕
我拿起一張巡邏紀錄。
「例如每天巡邏。」
「幾點巡到哪裡。」
「看到什麼。」
「有沒有異常。」
「有異常就記錄。」
「最後簽名。」
這種簽名，
主要是表示：
這筆紀錄是我當時填寫或確認的。
它的重要性在於：
以後如果有人問：
「那天晚上有沒有巡？」
「幾點巡？」
「有沒有看到異常？」
可以回頭查紀錄。
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小林說：
「所以這種就是留痕？」
「對。」
「就像每天走過的腳印。」
「當時留下來，日後才能還原事情經過。」
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我說：
「但是你不要把『留痕簽名』和『責任承擔簽名』混在一起。」
例如：
巡邏紀錄。
交接紀錄。
設備異常紀錄。
訪客登記。
勤務執行紀錄。
這些文件各自有不同目的，
通常是為了讓工作有紀錄、方便查閱與追蹤。
但是如果文件內容突然變成：
「本人承擔全部損害責任。」
「本人同意負擔全部賠償。」
「本人願意接受任何懲處。」
「本人對設備損壞負完全責任。」
這時候，
就不能再把它當成普通的日常簽名。
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二、涉及金錢，簽名要更謹慎
小林問：
「為什麼錢特別重要？」
「因為錢有具體數字。」
「一千元、五千元、十萬元、三百萬元。」
「簽下去以後，爭議就可能變得很大。」
例如：
公司說：
「這筆款項你確認收到了。」
那就要看清楚。
到底是：
領款證明？
還是：
借款？
還是：
賠償？
還是：
預支？
還是：
其他款項？
不能只看標題。
要看整份文件內容。
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三、涉及獎懲，也不能隨便簽
「那申誡、警告呢？」
小林問。
我說：
「一樣。」
「你可以確認自己收到文件。」
但「收到」和「同意處分」是兩件事情。
如果文件寫的是：
「本人已收到本通知。」
跟：
「本人承認違規事實並同意接受處分。」
意思完全不同。
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我提醒他：
「如果你對事實有不同意見，可以把自己的意見寫在文件上。」
例如：
本人已收到本通知，惟對其中部分事實認定有不同意見，相關意見另附說明。
這樣至少把自己的立場留下來。
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四、涉及風險，更要看清楚
小林說：
「風險是指什麼？」
「例如設備操作、施工、安全防護、災害處理。」
「尤其是公司要求你簽署：
『本人已充分了解並願意自行承擔相關風險。』」
我說：
「看到這句話，就不要急著拿筆。」
「先問清楚。」
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「有沒有教育訓練？」
「有沒有實際操作？」
「有沒有SOP？」
「誰負責設備？」
「誰有決策權？」
「發生問題誰負責處理？」
「自己的工作到底是操作、協助，還是巡視通報？」
這些都應該先搞清楚。
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五、可以把職務界線寫進文件
小林問：
「如果公司真的要我們簽文件，有沒有比較好的方式？」
我說：
「如果內容涉及責任，就可以要求把職務界線寫清楚。」
例如可以提出類似這樣的文字：
本人依保全勤務及職務範圍，主要從事安全維護、安全防護、巡邏檢查、異常發現、紀錄及通報等預防性工作。發現異常時，依程序通報業主及公司，由具有相應權限之人員進行決策；必要時依程序協助業主、警察及消防人員維持秩序、疏散人員及處理現場安全事項。涉及專業技術、設備操作或超出本人職務及權限之事項，依程序通知具備權限或專業資格之人員處理。
我停了一下。
「這樣是不是比較清楚？」
小林點頭。
「至少知道誰做什麼。」
「對。」
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六、「不負成敗責任」最好改成更精確
小林問：
「那最後加一句『不負成敗責任』可以嗎？」
我想了一下。
「意思可以理解，但文字最好不要寫得太絕對。」
「為什麼？」
「因為法律責任不是自己寫一句話就一定可以全部排除。」
「如果保全員自己故意或有依法應負的過失責任，不能單靠一句『不負責任』就全部免除。」
所以我比較建議寫成：
本人之職務以預防、巡查、發現、紀錄及通報為主要內容；涉及管理決策、專業判斷或超出本人職務及權限之事項，由具有相應權限之人員決定。本人依職務範圍執行勤務及提供協助，不對非本人決策或控制範圍內之結果當然承擔責任；依法應由本人負擔之責任，仍依相關法令及具體事實認定。
小林看完說：
「這樣比較不像是在逃避責任。」
「對。」
「是在把責任範圍說清楚。」
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七、我一直認為，保全員最重要的是「不要亂接責任」
我對小林說：
「你記住。」
「保全員不是不負責任。」
「而是只承擔自己職務、權限及實際行為所應負的責任。」
例如巡邏發現地下室漏水。
保全員拍照。
記錄。
通報。
這是工作。
但是：
「要不要停機？」
「要不要修理？」
「要不要花錢？」
「要不要更換設備？」
「要不要找哪一家廠商？」
這些可能涉及管理及專業決策，
不是保全員看到問題後就可以自己決定。
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小林問：
「可是如果業主叫我做呢？」
「那就看指示內容。」
「合法、合理，而且在你的能力及權限範圍內，就依程序做。」
「如果涉及重大風險，就先確認。」
「如果明顯超出職務、專業或安全能力，就應該提出疑問。」
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八、簽名的真正價值
我最後把桌上的幾份文件分成兩堆。
一邊寫：
日常紀錄。
另一邊寫：
權利、金錢、獎懲、風險、責任。
「你現在看懂了嗎？」
小林說：
「原來簽名真的有輕重。」
「對。」
「日常紀錄，是留下工作的足跡。」
「重大文件，是確認自己的權利義務。」
「所以不能全部用同一種態度簽。」
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我說：
「小事留痕，大事看清。」
「一般紀錄照實填寫，重大責任仔細閱讀。」
「不知道，就問。」
「看不懂，就確認。」
「不同意，就留下自己的意見。」
「涉及重大金錢、懲處、賠償或風險，更不能因為一句『大家都簽了』就跟著簽。」
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小林笑著說：
「老陳，你以前是不是吃過很多虧，才會這麼注意？」
我也笑了。
「不是吃虧。」
「是一路工作，一路學。」
「以前不知道，就學。」
「做錯了，就修正。」
「看到別人出問題，就提醒自己不要重複。」
「慢慢就知道——」
我指著桌上的簽名欄。
「一支筆很輕，但是簽下去的文字，可能很重。」
而對一名站在第一線的保全員來說，
真正的自我保護，
從來不是拒絕工作。
而是：
知道自己的工作。
知道自己的權限。
知道自己的能力。
知道文件寫的是什麼。
也知道什麼責任不是自己可以隨意承擔的。
最後，
把該做的做好，
把該記的記下來，
把該通報的通報出去。
平安上班，安全回家。
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